アロハ！ システムエンジニアの窪田みな実です。今回は「便利なExcelとの付き合い方」についてお伝えしていきます。

　Excelは「仕事で使っていない人はほぼいない」というくらいに当たり前に使われているソフトです。ただ、多くの方が「表を作る」程度かもしれません。

　日本でも悪い例として「Excelを方眼紙のようにセルの幅を縮めて使っている人」がいます。そのように使うのは、図形を並べて図解を作る場合だけにしておきましょう。

　さて、そんなExcelの利用方法ですが、

◆書類のひな型の作成

◆データの保存

◆データのグラフの作成

のような使い方が一般的です。

　それぞれ分けて管理されている方も多いと思いますが「ひな型とデータをセット」で利用すると便利になります。

　例えば「請求書を毎月作っている」とします。印刷時を想定した請求書の形をExcelでつくり、それぞれの請求先と請求額を入力して請求書を作成していると思います。それらを請求額や請求先の一覧と請求書のひな型を別々に作っておき、一覧を元に「自動的に請求書のひな型に当てはめて印刷する」というようなことも可能なのです。

　また、「セルのリンク機能」や「関数」「マクロ」「印刷設定」を使いこなすと、繰り返し行っている作業が大きくはかどります。

　ちょっと難しい話になったので、イメージが湧かなかった方もいるかもしれません。なぜなら、Excelはたくさんの機能がある分、分かりづらい部分も多いのです。

　もし頻繁にExcelを使っている場合は、一度専門家に業務改善の一歩として、「もっと便利にExcelを使うにはどうすれば良いか？」と聞いてみてください。

　こんな便利なExcelですが、1つ大きな欠点があります。それは『他人とデータを共有することには不向きである』という点です。変更した時の履歴が残らず、いつ誰が編集したのか分からなくなってしまうからです。過去ファイルが最新だと思っていた、誰かやってるはずの作業が手つかずで放置等々、経験ありませんか？ Excelにも得手不得手があります。適材適所で使いこなしましょう。

　今回は、Excelとの付き合い方を説明しました。うまく使いこなすことで「時短」につながります。次回もみなさんのKAIZENに役立つ『無料で使えるアプリを利用しよう』というテーマでお伝えしていきます。最後までお付き合いいただきありがとうございました。