アロハ！ システムエンジニアの窪田みな実です。

　今回は「社内のルールを見直そう」というテーマについてお伝えしていきます。前回は業務を改善していくために「社内業務フロー・社内規則の見直しが必要です」とお話ししました。社内業務フローというのは、つまり作業手順や仕事の進め方という意味です。

　まず、小さな会社で数人しかいない会社であってもこの順序が明確であるのとないのとでは、スタッフにとって大きな違いになります。「スタッフがなかなか思ったように働いてくれないな」と思うことがある場合、全体の業務の進め方や何を元に次の行動を判断しているのかなど、仕事が明確になっていない可能性があります。マニュアルを作ることで、業務の内容を可視化できるようにし、その業務と実際の業務に矛盾が生じないように定期的な見直しも役立ちます。

　業務改善は働くスタッフが効率的に動くことができ、そして仕事の成果を上げていくための手段です。社員、または部下からフィードバックを受けながら、徐々に仕事の進め方について不明な部分や手間となっていることがないか確認して変更をしていくことになります。

見直しのポイントとしては、

1. 社員にとっての負担になっている部分を本音で引き出して解決すること
2. 作業や判断の遅れ、対応の手間となっている業務に工夫を入れること
3. 慣習的に行っているけれども「必要ないのでは？」と思われる作業を削除すること

などが挙げられます。

　社内規則も法律と同じで、今の現状の仕事状況とその時作った規則とが合わないことをそのまま採用していたりすることがあります。システムを使って出勤退勤が確認できるようになったのに、社外へ出ている社員が一度オフィスへ戻るようにしなければならないという規則を残しているような場合などがそうです。

　スタッフとのコミュニケーションを密におこない、既存の実務の矛盾点を見直す。そして、無駄があれば思い切って捨てる。業務を「前向きに変えていくこと」それがすなわちこのコラムのタイトルでもある改善なのです。

　次回は前回の内容に引き続き「『システム化したい』と思ったら考えてほしいこと」について『データの形式を固めよう』というテーマで詳しくお伝えできればと思います。

　次回もみなさんのKAIZENに役立つ情報をお伝えしていきます。最後までお付き合いいただきありがとうございました。