アロハ！ システムエンジニアの窪田みな実です。

　今回は「外出先でも対応できるクラウド活用」についてお伝えしていきます。

　オフィスで仕事をされている方は多いと思いますが、コロナの影響もあって自宅や外出先からインターネットを利用して仕事をされている方も多いと思います。このインターネット上のファイルの保存先などを一般的にクラウドと言います。

　仕事で確認しなければならないファイルを置いておいたり、iPhoneのiCloudでは写真も自動的にクラウドに上がってPCからも確認出来ます。

　メジャーなサービスで言えば、DropBox、Google Drive、Microsoft OneDriveなどがあります。これらを活用して、顧客とファイルデータのやり取りをしながら、リモートで働いている弁護士さんも出てきています。

　他にも社内のデータ管理や連絡共有のためにクラウドサービスを使うことがあります。これを一般的にグループウェアと言ったりします。

　MicrosoftのTeamsなどは日本でも使っている会社が多いですし、アメリカではSales Force、Google WorkSpace、業務のジャンルに合ったサービスを利用しているようです。

他にも、日本の中小企業向けのサービスではkintoneというグループウェアがあります。

　こういったサービスを利用することによって、連絡手段がバラバラになってしまったり、最新のファイルやデータが分からなくなってしまうことを防ぐと同時に、外出先からオフィスへ連絡を入れたり、外出先や家で出先で聞いた内容を共有することができるのです。

　遠方にいても仕事の連絡や事務作業に困らず、PCを持ち歩かなくてもスマホやタブレットからでも操作でき、PCが壊れたりトラブルで使えない時でも、クラウドがデータを保存してくれているということは、社内情報の管理のリスクヘッジになるでしょう。

　実際に今まで社内全員での連絡共有が掲示板かメールしかなかった会社でグループウェアを入れたところ、情報の伝達漏れや連絡の行き違いが無くなり、外出先での仕事が多い社員が急な変更に振り回される負担が減りました。小さなことでも嬉しい改善ですね。

　次回もみなさんのKAIZENに役立つ『PCやタブレットが使いこなせないお悩み』というテーマでお伝えしていきます。

最後までお付き合いいただきありがとうございました。