アロハ！ システムエンジニアの窪田みな実です。

　今回は「フォーム活用で仕事を削減」についてお伝えしていきます。フォームとは、インターネット上で送信できるデータ入力画面です。申し込みや予約、問い合わせで既に馴染みがあると思います。

　電話やメール、郵送で必要な顧客情報を伝えてもらい、それをExcelなどに転記して管理されている方が多いです。それをインターネット上で必要事項の入力フォームを利用し、送信してもらうことで、次のようなメリットがあります。

◆入力漏れチェックが省ける

◆手書きの文字が読めないことが無くなる

◆質問が出やすい入力事項に説明を付けられる

◆転記の手間が省ける

　またフォームを活用することで、顧客が入力した情報をそのまま「顧客のリスト」としてデータで保存できます。集計で顧客の傾向や属性を調べたりも可能です。

　個人のお客様なら、誕生日など特定の情報で抽出しバースデーやクリスマスカードの発送リスト、イベントの案内などを送ることが出来ます。あらかじめ設定しておけば、Excelと組み合わせて定型フォーマットにデータを当てはめることも、コピーと貼り付けだけで可能になります。

　顧客からの情報だけではなく、社内での「報告」や「意見」「顧客や受注内容」等もフォームを活用することで「一度入力したら、自動的にデータ化される」ことになり、大幅な手間が省略されます。

　また、長期的に保存して管理したいデータを置いておくのであれば、フォームで入れたデータを「別のもの」に保存して管理できると良いですね。

　例えば、無料で使えるGoogleフォームでは、送信されたデータをスプレッドシート（Googleが提供しているExcelのような表計算ソフト）に保存できます。

　ただし、Excelやスプレッドシートでは、簡単に書き換えることが出来てしまい、それが正しいデータなのか分からなくなります。なので、PCやスマホの中に保存できるアプリケーションやクラウド上（インターネットに接続出来れば見ることができる）システムに保存し、管理していく必要が出てくるでしょう。

　次回はそれらのシステムについて話します。

　次回もみなさんのKAIZENに役立つ『外出先でも対応できるクラウド活用』というテーマでお伝えしていきます。

　最後までお付き合いいただきありがとうございました。