アロハ！ システムエンジニアの窪田みな実です。今回はITを活用した業務改善をおこなうことで、あなたにどんなのメリットについてお伝えします。

　ITをうまく使いこなし、業務を改善すると「仕事が楽になる」というだけでありません。毎日同じ作業をしていることをシステムを働かせることで効率化することで、「あーまたこれやるのか」という気持ちになることもありません。そうした作業を「面倒」と感じだすと、やる気も下がってしまいます。

　さて、まずIＴを活用した業務改善をおこなうことで、何が一番得られるのか。それは、ずばり『時間』です。

　例えば、こうしたものをすべてバラバラのExcelで管理したり、書いた紙を見ながら打ち直したりしていませんか？

◆書類作成　◆売上計算　◆経費計算　◆給与計算

　こうしたこともうまくシステムに乗せて業務改善できれば結果「手間」が減り、あなたは『時間』を得ることができます。また、「システム」というと高額に費用が掛かると思われがちですが、決して高額な費用でなく、Excelの改善だけでうまくいった事例を紹介します。私の住む神戸のとある飲食店のオーナーから受けた相談です。この会社はアルバイトの給与計算にとても時間を掛けていました。

①アルバイトのタイムカード記録を15分刻みに変える

②勤務時間と割増時間の合計を計算する

③勤務時間から給与額や控除金額を出す

④給与明細を清書して打ち直す

…これではとても複雑で頭が混乱します。10年以上こんな作業を毎月していたそうです、莫大な時間ですね。

　それを以下のようにExcelで変えてみました。

①タイムカードの時間を入力すると15分刻みに自動計算

②勤務時間、割増時間を自動計算

③時給や交通費を入力すれば給与額を自動計算

④給与明細に自動で反映、そのまま印刷

　今までは電卓や手書きで計算していました。それが、「タイムカードと時給などを入力」→「すぐに給与明細作成」へ。半日以上掛かっていたものが1時間もあれば終わるようになり、時間ができました。

　経営者や、業務管理をおこなう上で「時間ができる」というのは、すなわち「別のお金を稼げる貴重な時間が増える」こと。

逆にいうと、業務改善をしなかったばかりに、そうした小さな仕事がたくさんの時間を奪っているのです。

　さて次回は、今回の話題にもなった「便利なExcelとの付き合い方」についてお話します。最後までお付き合いいただきありがとうございました。