アロハ！ 初めまして、システムエンジニアの窪田みな実です。私は日本の神戸で、中小企業や個人事業主の方向けにExcelやPC（IT）を使った「業務改善」のお手伝いをしています。今回から、私が手がけた事例なども交え、ハワイの皆様にとっても役立ち、日々の業務改善のヒントにつながるコラムお届けします。

　さて「業務改善」といわれると堅苦しいですが…

◆今までの仕事を手順を見直し

◆IT技術を活用し、時間的にも効率化し

◆よりお客様によろこんでいただける

　そんな「仕組みの改善」が業務改善です。海外でもここ数年「KAIZEN」として、注目されています。

　コロナパンデミック以降、人がやっていた作業が顕著に機械やAIに置き換わっています。日本でもスーパーのレジの機械化が進んでいます。これは時間短縮や人為的ミスの防止に繋がるだけでなく、ITでは替えの効かない「人間らしいお客様への対応」に時間と人手を使うことができます。これも「業務改善」のひとつの形です。そうした改善について大企業は高額な設備投資をしています。

　しかし、中小企業では数人の仕事のために「大きな設備投資」が厳しい。そう考えてしまいますが、少し考え方を変えて見ませんか。例えば、毎日同じように行っている小さな事柄を、見直して改善できないでしょうか。

　とある社会保険労務士事務所の事例をお話しましょう。今まではこんな業務になっていました。

①手続きする内容についてExcelに記入するようにお客様に依頼

②そのExcelはデータがお客様より郵便やfax、中には手書きで届く

③事務所内で、データ管理のために事務員さんが②のデータを事務所のパソコンで打ち直して登録

　そこで私はお客様の管理で必要事項を「オンライン上の申し込みフォーム」として作成しました。結果以下のように、効率的に改善できました。

①お客様にオンラインで必要事項を入力してもらう

②自動的に①のデータが事務所内のデータにも反映し、社内の全員が簡単に情報共有できる

　データの打ち直しもなくなり、また「Excelの書き方を説明するため電話が減った」ことも、大きな収穫でした。

　このように、何も業務改善は大がかりに手掛けることだけではありません。日々の作業を見直せば、大きな改善につながるのです。

　次回はなぜ業務改善は「お金」につながるというお話をさせていただきます！ 最後までお付き合いいただきありがとうございました。