アロハ！ システムエンジニアの窪田みな実です。

　今回は「『システム化したい』と思ったら考えてほしいこと」についてお伝えしていきます。

　今までのコラムの中でどんな手段で業務を改善したのかというヒントが得られたと思います。とはいえ、システムは１つの手段であり、全てをシステムにすることが業務の改善になるとも言い切れません。だからこそ、ITという手段を使って業務を変えていく前に考えて欲しいことが２つあります。 ①社内業務フロー・社内規則の見直し ②管理すべきデータの確認

　まず①については、現在の社内での業務の進め方に問題はないか、仕事の正確性を管理するために社員に負担を強いるような仕組みになっていないか、業務順番やタスクを見直すということです。そのためには、もちろん社員の意見を吸い上げや改善のための話し合いが必要になります。

　当然やらなければいけないと伝えているにもかかわらず、実行されていない業務を徹底したり、ある事態が起こった場合の対応パターンなどのマニュアルを明確にすることもしていきたいところですね。

　特定の担当者の頭だけに入っている対処方法を明確に文書等でマニュアル化することで、業務やフローをシンプルにし、業務の引継ぎ等もラクになります。

　実際に、業務が明確でないばかりに業務をこなすのに時間が掛かっている場合もあります。

　②については、実際の業務としての「管理」の見直しです。「社員が業務状況を確認するための記録」と「経営者や管理職が確認したい記録」は別物です。

　例えば、実際に業務に取り組む社員は「日付と発生金額」について記録しますが、管理職は「予算との差額」が見たいと考えていたり、経営者はトータルでどの程度予定と違っているのか確認したいかもしれません。

　一見、同じ業務に対して会社全体で取り組んでいるように見えていても、確認したいデータは違ってきます。だからこそ、それぞれの立場で見たいデータが確認できるようにデータを整理することが重要になります。 　次回は特に①の内容について『社内のルールを見直そう』というテーマで詳しくお伝えできればと思います。

　次回もみなさんのKAIZENに役立つ情報をお伝えしていきます。最後までお付き合いいただきありがとうございました。