アロハ！ システムエンジニアの窪田みな実です。

　今回は「データの形式を固めよう」というテーマでお伝えしていきます。前々回の「システム化したい」と思ったら考えてほしいことに引き続き『管理するべきデータ』についての話をします。

　すでに今お使いのシステムやExcel等のファイル、紙などに普段の仕事の進捗や記録などを付けたり、報告書を作成していると思います。ただ、あまり意識されていませんが、立場によって確認したいデータが変わり、記録するのに便利な形式も変わります。この事実を理解して、立場によって表示内容を変えるだけでも改善される業務もあると思います。

　また、データを適切に記録することで、そのデータを元に分析し、経営状況や業績を見たり、今後の方針や戦略を立てることにつなげることができます。そのためにもデータを正確に貯めることが重要です。

　データの管理が疎かになる原因で典型的なものをあげると、

1. 記載義務が明確ではない
2. 誰が確認しているのか不明な項目がある
3. 備考欄にたくさんの記載がある
4. 例外や追加で記録すべき項目が定まっていない

　これらの問題があることで、データの管理が曖昧なものになり、欲しいデータが揃わないことになってしまいます。

　結果的にデータの管理をシンプルにするために、パターンが複雑だという場合には業務をシンプルに変えることも検討してみてください。そしてデータの内容が定まったら、システムを作るためにはデータの形式を決めることが必要です。

　日付の表示や記載の形式が「2022/05/01」「05/01/2022」「2022年5月1日」なのかという書き方も含めてということです。「臨機応変さ」をデータの管理に求めることはできません。あらかじめ一定のルールでデータを保存しておくからこそ、データの集計や抽出も簡単になり、記録後のデータの使い勝手がよくなるのです。

　これからシステムを新規で作る場合やExcelなどの既存のサービスを利用する場合でも、必要なデータとデータの形式を決めておくことは、貯めたデータを元に計算したり、統計やグラフに影響します。

　これらを整えておくことで、システム化をするときにスムーズに進められるでしょう。

　次回もみなさんのKAIZENに役立つ『大手以外はシステムを外注しよう』というテーマでお伝えしていきます。最後までお付き合いいただきありがとうございました。